NUESTRO CODIGO DE ETICA


Estimado colaborador:

La Junta Directiva de Effective Business Solutions Central América S.A ha adoptado un Código de Ética para establecer y recordarnos los lineamientos y principios fundamentales que debemos seguir en esos campos.

Nuestro éxito es el resultado de numerosos factores: los conocimientos, la experiencia y el talento de nuestros empleados, la prudencia de nuestra estrategia de negocios, la solidez de nuestro equipo gerencial y, desde luego, la calidad y conveniencia de nuestros servicios.

Sin embargo, en gran medida, nuestro éxito también es el resultado de nuestros valores, los que constantemente procuramos reforzar y comunicar a nuestros empleados, accionistas y clientes.

La reputación de EBS. C.A S.A tiene un impacto significativo sobre cada relación establecida por nuestra Compañía.  Influye en lo que los clientes sienten respecto de nuestros servicios, cómo consideran nuestro trabajo y cómo los proveedores nos evalúan como inversión.  Debido a que nuestro éxito está estrechamente ligado con nuestra reputación, depende de todos nosotros mantenerla fuerte, actuar en todos los casos con honestidad, integridad, responsabilidad y respeto.

En principio, el Código de Ética expresa los valores que deben impulsar nuestro comportamiento.  Vivimos de acuerdo con nuestros valores, y esperamos que todos los que trabajan con nosotros también lo hagan.  Nuestros valores son vitales para asegurar y mantener el respeto de nuestros accionistas, empleados y funcionarios, así como del público en general, y constituyen la base de nuestra franquicia empresarial.

El Código de Ética aplica a todos los funcionarios y empleados de la Compañía, sin importar dónde trabajen, de modo que es importante que lo lea y lo entienda.  Si se encuentra con una situación que genere o pueda generar cualquier posible problema o inquietud con relación a los lineamientos éticos, debe buscar el asesoramiento respectivo antes de tomar cualquier decisión que pudiera interpretarse como una violación a el Código.  Al realizar nuestras actividades diarias en nombre de la Compañía, todos somos responsables de respetar el Código, incluyendo la obligación de buscar claridad en cualquier tema incierto.

Con su ayuda, estoy seguro de que nuestra Compañía seguirá siendo un miembro destacado de la comunidad corporativa en todos los lugares en donde trabajamos, y nuestra reputación de integridad perdurará.  Gracias por unirse a mí en este esfuerzo.

Es nuestro objetivo  principal esperar los más altos estándares de conducta éticos y legales, en todo momento, de cada uno de sus empleados. El objetivo del presente Código es de indicar las reglas de ese comportamiento.

Usted como miembro activo de la Compañía debe leer, entender, familiarizarse y aplicar en todo sentido las leyes del país que rigen las actividades empresariales, y las políticas y procedimientos establecidos por la Compañía relacionados con las actividades de negocios.

Cualquier violación del Código resultará en acciones disciplinarias, las cuales pueden incluir la terminación sin responsabilidad patronal de la relación laboral con el empleado.

Este Código debe ayudarle a guiar su conducta.  Sin embargo, el Código no puede abarcar todas las circunstancias y ése no es su objetivo.  Este documento no es un catálogo de reglas de trabajo.  Usted debe estar consciente de que la Compañía tiene políticas y procedimientos específicos, las cuales deben ser consultadas por los empleados cuando estén negociando y/o trabajando en nombre de la Compañía.

Usted debe estar alerta si escucha comentarios tales como:

“Bueno, tal vez solo por esta vez”

“Nadie se va a dar cuenta”

“No importa cómo se haga, lo importante es que se haga”

“Todos mundo hace lo mismo”

“Eso no le hace daño a nadie”

“Esto es únicamente para mí”

“Si queremos hacer negocios en este país o en este mercado, debemos comportarnos igual que nuestros competidores”

Responsabilidades

Ética y Comunicación

Se espera que el personal de la Compañía, así como otros representantes, administre el cumplimiento de las normas de ética como un componente esencial de sus responsabilidades. Identificar y solucionar a tiempo los problemas de ética que puedan surgir son acciones vitales para mantener nuestro compromiso con las prácticas comerciales de clase mundial.

Aunque el presente Código pretende abordar una amplia gama de prácticas y procedimientos comerciales, la Compañía no puede prever la totalidad de los problemas que pudieran surgir.  Si usted no está seguro de lo que debe hacer en cualquier situación, deberá buscar información y orientación adicionales antes de actuar.  Usted debe utilizar su buen juicio y sentido común.  Si algo le parece indebido o falta de ética, lo más probable es que lo sea.  Si tiene alguna duda con respecto al mejor curso de acción que se deba tomar en una situación específica, o si sospecha o tiene conocimiento de la posible violación de alguna ley, regla o norma ética de la Compañía, deberá comunicarse de inmediato con el siguiente personal:

- Su superior inmediato

Siéntase en libertad de comunicarse con cualquier responsable en su área o a nivel corporativo, según considere apropiado.  Puede preferir permanecer anónimo.  Si plantea algún problema de carácter ético, y considera que al asunto no se le ha dado la importancia debida, deberá planteárselo a cualquier de los contactos anteriores.

La Compañía exhorta a todos sus empleados, así como a otros representantes, a plantear posibles problemas de ética.  La Compañía prohíbe tomar medidas de represalia contra cualquier persona por haber planteado preocupaciones o dudas legítimas concernientes a problemas de ética, discriminación o acoso, o por haber reportado posibles violaciones al Código.

Cumplimiento con leyes y regulaciones externas, y políticas y procedimientos internos

Es responsabilidad de cada uno de los empleados de la Compañía realizar sus tareas en forma legal y ética.  Todos están obligados y son responsables de cumplir con todas las leyes, regulaciones y ordenamientos externos establecidos que rigen o limitan su área de trabajo y/o responsabilidad.  Asimismo, están obligados y son responsables de cumplir y seguir todas las políticas y procedimientos internos establecidos por la Compañía, que limitan o definen los lineamientos requeridos para su área de responsabilidad, establecidos con el fin primordial de fortalecer el control interno en la Compañía.

Todos los empleados de la Compañía deben colaborar en todo momento con las autoridades competentes para el pleno ejercicio de sus facultades, y actuar conforme a derecho en defensa de los legítimos intereses de la Compañía.

Aquellos empleados que tienen relación, directa o indirecta, con autoridades, deben ofrecerles un trato amable y respetuoso, reconociendo su calidad como tales, y procurando una atmósfera de apertura, confianza y transparencia que facilite la discusión de los asuntos y el establecimiento de acuerdos.  Además, deben atender plenamente los requerimientos y observaciones de las autoridades, buscando colaborar con eficacia y cortesía en el cumplimiento de su misión.

Investigaciones

Usted debe cooperar plenamente con cualquier investigación interna o externa debidamente autorizada, incluyendo, entre otras, aquellas relacionadas con problemas de carácter ético, o con demandas por discriminación o acoso.  Hacer declaraciones falsas o engañosas a los funcionarios responsables de las investigaciones puede ser causa suficiente de despido inmediato sin responsabilidad patronal, y también constituir un delito que podría acarrear serias penalidades.  Nunca deberá retener o dejar de comunicar información referente a problemas de ética que, por tal motivo, debiera ser puesta a consideración de los niveles gerenciales más altos.

Protección de bienes de la Compañía

Usted es responsable de salvaguardar los bienes tangibles e intangibles de la Compañía, así como los de clientes, proveedores y distribuidores de la Compañía que estén bajo su control, y de asegurar su utilización eficaz y conforme con los lineamientos establecidos en este Código.  Los bienes de la Compañía sólo podrán ser utilizados para fines legítimos laborales y/o autorizados por la Administración, en asuntos relacionados con el giro normal del negocio de la Compañía.

La apropiación indebida de bienes de la Compañía constituye una violación de sus obligaciones y puede constituir un acto de fraude.  De manera similar, el descuido o despilfarro de los bienes de la Compañía también constituye una violación de sus obligaciones con respecto a la Compañía.

Los sistemas de teléfono, de correo electrónico, de correo de voz, Internet y computación de la Compañía son principalmente para fines exclusivos de negocio.  Usted no está autorizado a utilizar estos sistemas de manera alguna que pueda resultar perjudicial o vergonzosa para la Compañía.  Las actividades de comunicación personal a través de estos sistemas deberán ser las mínimas y estrictamente necesarias, que no interfieran con las labores del empleado.  Usted deberá cumplir con las políticas y procedimientos establecidos por la Compañía para la utilización y regulación de estos sistemas.

Se requiere que todos los empleados de la Compañía le cedan a esta todo interés en cualquier invención, mejora o descubrimiento que realicen o conciban, y que surjan de su trabajo en la Compañía.  Las mismas deben revelarlas cuando son realizadas.  En caso de que usted fuera despedido, todos los derechos de propiedad y de información que se hayan generado u obtenido como parte de su relación de trabajo seguirán siendo propiedad exclusiva de la Compañía.

Queda prohibida toda reproducción, total o parcial, venta, utilización o distribución de información, software y otras formas de propiedad intelectual, que constituya violación de las convenios de licencia y de derechos de autor.

Usted no debe obtener ganancias financieras y/o económicas aprovechando bienes (tangibles e intangibles) o información de la que tenga conocimiento debido a su cargo en la empresa.  El mal uso relacionado con estos bienes puede ser considerado como robo y tener como resultado el cese de las labores del empleado sin responsabilidad patronal, e incluso acciones penales.

Excepto en las circunstancias prohibidas por la Ley, la Compañía se reserva el derecho, en todo momento y sin aviso previo, de inspeccionar y requisar todos y cada uno de los bienes de la Compañía, con el fin de determinar si están siendo utilizados conforme a las directrices establecidas en este Código y/o en cualquier política y procedimiento interno que la Compañía haya publicado, o para promover la seguridad en el lugar de trabajo o el cumplimiento de las leyes nacionales o locales.  Además, la Compañía puede permitir o solicitar que empleados a cargo de la aplicación y revisión de las políticas y procedimientos internos realicen revisiones en los términos indicados anteriormente.  En tanto lo permitan las leyes, estas revisiones pueden ser realizadas antes, durante o después de la jornada laboral y en presencia o no del empleado.

Integridad, exactitud de los registros y normas contables e informes internos y externos

Los registros de contabilidad de la Compañía se utilizan para elaborar informes para organismos externos, acreedores y accionistas, para la Junta Directiva y para la gestión interna de la Compañía.  Todos los registros de contabilidad de la Compañía, así como cualquier informe que incluya dicha información contable, debe cumplir con las leyes y normas pertinentes.

Todos los libros, registros y cuentas contables deben describir y reflejar de manera íntegra, exacta y justa las transacciones e información que registran, por lo que no se podrá introducir información falsa o artificial ni se podrán manipular registros o información con el fin de alterar o distorsionar resultados económicos y financieros o con cualquier otro fin.  Además, todas las transacciones deben estar demostradas con documentación exacta detallada y deben registrarse en la cuenta correspondiente y en el periodo contable apropiado.

Usted es personalmente responsable de la integridad de los registros, reportes e información que se encuentren bajo su control.  Los registros deberán ser lo suficientemente detallados como para reflejar con exactitud todas las transacciones de la Compañía.  Los estados financieros deberán prepararse siempre bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF’s), y deberán presentar con equidad, en todos los aspectos de importancia, la situación financiera y los resultados de las operaciones de la Compañía.

Al crear registros comerciales y otros documentos (tales como: mensajes por correo electrónico) que pudieran ser conservados por la Compañía o por un tercero, usted deberá realizarlo con un lenguaje apropiado, educado y sin pretender faltar el respeto a otros cuando dicha información sea leída, analizada y/o revisada por un tercero.  Deberá tener en cuenta que, en fecha futura, la Compañía o un tercero pudiera tener necesidad de basarse en el documento en cuestión, o de interpretarlo, con la ventaja de la visión retrospectiva y/o la  desventaja de una memoria imperfecta.

Está prohibido destruir cualquier registro que resulte potencialmente pertinente a la infracción de una ley, a cualquier litigio, o bien a cualquier procedimiento o investigación gubernamental pendiente, previsible o inminente.

Se debe registrar y clasificar operaciones en el periodo contable en el que ocurren y en el Centro de Costo correspondiente.  El demorar o pagar por anticipado facturas para cumplir con metas de presupuesto es una violación a este Código.

Prácticas laborales justas y diversidad

La Compañía considera que la diversidad en la composición del personal es esencial para nuestro éxito como organización de clase mundial, por lo que tratamos de contratar, desarrollar y retener a las personas más talentosas, independientemente de su género, etnia o religión..  En la Compañía, el crecimiento profesional se basa en el talento y el desempeño.  Estamos plenamente comprometidos con el ofrecimiento de iguales oportunidades de empleo, así como con el cumplimiento del espíritu y la letra de toda la gama de leyes sobre no discriminación y de prácticas laborales justas.  Además, queda terminantemente prohibido tomar medidas de represalia contra cualquier persona por presentar un alegato de discriminación o acoso.

Discriminación y acoso

La Compañía valora un ambiente de trabajo donde se de cabida a la diversidad, y en el que se valoren y respeten las diferencias de nuestros empleados.  Prohibimos la discriminación por motivos de género o por cualquier otro motivo, el acoso o la intimidación, bien sea por parte o en contra de un supervisor, colega, cliente, proveedor o visitante.  La discriminación y el acoso, bien sea por motivo de raza, género, identidad o expresión sexual, color, credo, religión, origen nacional, ciudadanía, edad, incapacidad, estado civil, orientación sexual, ascendencia o situación socioeconómica, son totalmente incompatibles con nuestra tradición de proporcionar un centro de trabajo donde imperen el respeto, el profesionalismo y la dignidad.

Si usted considera que es objeto de discriminación o acoso, o si observa o recibe una queja con respecto a cualquier conducta de este tipo, deberá reportarlo al personal indicado para tal efecto.

La Compañía investigará de inmediato todas las denuncias de acoso o discriminación, y tomará las medidas correctivas pertinentes con todo el rigor que permitan las leyes locales.

Conducta personal

Todos los empleados de la Compañía deben comportarse de manera apropiada y ética mientras se encuentran cumpliendo sus funciones o en cualquier momento en que se presenten a las instalaciones de la Compañía en cualquier centro de trabajo.  Deben abstenerse en todo momento de llevar a cabo cualquier actividad por la que se pudiera cuestionar el cumplimiento de la Compañía de los requisitos legales o sus estándares éticos.  Si bien la Compañía no intenta controlar la vida privada de los empleados, estos siempre deben recordar que la conducta personal, tanto en el trabajo como fuera de él, podría influir sobre la percepción que los demás tienen de nuestra Compañía.

La Compañía considera que la honestidad es un valor fundamental para las buenas prácticas de negocios, por lo cual se espera que todos los empleados de la Compañía realicen sus actividades de trabajo en forma honesta. La deshonestidad incluye, entre otras conductas, robar, mentir, falsificar documentos (incluyendo documentos utilizados para obtener empleo con la Compañía, informes de gastos, informes de accidentes otros similares) o utilizar o tomar los bienes o fondos de la Compañía para uso privado.

Representación de la Compañía ante los clientes y otros grupos externos

Trato justo y equitativo

La Compañía tiene el compromiso de dar un trato equitativo a sus clientes, proveedores, competidores y empleados.  Ninguna persona podrá aprovecharse injustamente de otra a través de manipulación, el encubrimiento, el uso indebido de información confidencial, la declaración falsa sobre hechos relevantes u otras prácticas de trato desleal.  La Compañía no tolerará el hecho de aprovecharse injustamente de cualquier persona, cliente, proveedor o competidor.

Trato con proveedores

La Compañía compra todos los bienes y servicios sobre la base del precio, la calidad, la disponibilidad, los términos de compra y el servicio.  Cuando la Compañía trata con sus proveedores, dichas transacciones deben ajustarse a los términos usuales de mercado, a las leyes pertinentes y a las políticas y procedimientos específicos relacionados con la compra de bienes y servicios que realice la Compañía.

Los proveedores de bienes y servicios deberán cumplir con las políticas y procedimientos establecidos, así como aceptar mantener cualquier relación con la Compañía de forma confidencial, a menos que su divulgación haya sido aprobada por el personal autorizado por la Compañía.  Los empleados de la Compañía responsables de la relación con un cliente nunca deberán hacer creer a un proveedor que pueden influir de forma indebida sobre cualquier decisión de compra en la Compañía.  En relación con el ofrecimiento de negocios a un proveedor, los empleados de la Compañía no podrán ofrecer ni sugerir que algún negocio o servicio podría retirarse o concederse a cambio de dicho negocio. Deberán evitarse e informarse los conflictos de intereses, reales o aparentes, durante el proceso de adquisición.

Trato con clientes

La comercialización de los productos de la Compañía a menudo exige que el personal de ventas y otros empleados trabajen estrechamente con clientes existentes o potenciales a fin de desarrollar una comprensión de las necesidades del cliente y ganar su confianza.  Esto puede dar lugar a ocasiones en las que es común y adecuado que los empleados de la Compañía y el cliente existente o potencial participen de actividades recreativas, atracciones u otros eventos sociales y/o especiales a cargo de la Compañía.  El personal de la Compañía deberá en todo momento conducirse en este tipo de actividades en forma transparente, clara y honesta, con el fin de no incumplir con ningún lineamiento establecido en el Código.  En caso de existir duda sobre la aceptación y/o participación en algún evento y/o actividad en el punto de venta del cliente, deberá consultarse con el fin de no infringir ninguno de los enunciados establecidos en este Código.

Carácter privado de la información sobre el cliente y protección de datos

La Compañía considera de suma importancia y de máxima prioridad para que todos los que trabajamos en ella, mantener segura la información sobre nuestros clientes, y utilizarla adecuadamente.  Usted deberá salvaguardar toda información confidencial que nuestros clientes compartan con nosotros.  También deberá asegurar que utilicemos la información sobre los clientes exclusivamente con el propósito con que fue recopilada dicha información, a menos que las leyes permitan otros usos.

Carácter privado de la información sobre el empleado

La Compañía reconoce y protege la privacidad y la confidencialidad de los expedientes médicos y laborales del empleado.  Dichos expedientes no deberán compartirse ni comentarse fuera de la Compañía, excepto con la autorización del empleado, o según lo requieran los reglamentos, normas y leyes, o bien una citación u orden emitida por un tribunal de jurisdicción competente.

Conflicto de intereses

Uso del nombre, de las instalaciones o de las relaciones de la Compañía

Usted no deberá utilizar el nombre, las instalaciones ni las relaciones de la Compañía para beneficio personal, ni para trabajos externos.  Sólo podrá hacerse uso del nombre, de las instalaciones o de las relaciones de la Compañía con fines caritativos o de forma gratuita a través de la parte gerencial de la compañia.

Oportunidades corporativas

Usted tiene el deber para con la Compañía de promover los intereses legítimos de esta, siempre que se presente la oportunidad.  Usted no debe aprovechar para sí ninguna oportunidad corporativa que se presente en el transcurso de su trabajo o representación en la Compañía, o bien a través del uso de bienes, datos o cargos corporativos, ni podrá competir con la Compañía.

Otras disposiciones importantes

Compromiso con el medio ambiente y salud ocupacional

En la Compañía llevamos a cabo nuestra actividad de manera que demuestre constantemente nuestro compromiso con el medio ambiente y la salud ocupacional de los empleados, clientes y vecinos.  Cada uno de los empleados es responsable de familiarizarse con las normas ambientales y de salud ocupacional aplicables a su trabajo, y con las políticas y procedimientos internos de la Compañía relacionados con su entorno de trabajo.  La Compañía ha asumido un papel de liderazgo en cuanto al funcionamiento de nuestras operaciones de forma consciente con respecto al medio ambiente.  Se requiere que los empleados den su respaldo a estas iniciativas.

Implementación y aplicación del Código

Los empleados de la Compañía deben revisar el contenido de este Código y firmar ratificando que lo han analizado y comprendido en su totalidad (solicitando explicaciones cuando sea necesario).  Este acuse de recibo se encuentra al final del Código y debe ser firmado, completado y entregado al supervisor inmediato y/o al departamento de Recursos Humanos de la Compañía.  Toda conducta real o contemplada que un funcionario y/o empleado razonablemente considere que puede constituir (o se puede interpretar como) una contravención o violación a este Código debe ser informada oportunamente al superior inmediato, al Contralor y/o al Director del área respectiva.  Las directrices aquí indicadas deberán aplicarse en todos lo niveles jerárquicos de la Compañía, con equidad y sin prejuicios, en concordancia con las obligaciones de la Compañía conforme a la ley y en el marco de los procesos de aplicación aquí establecidos.

Línea directa confidencial de ética

Se alienta a todos los empleados de la Compañía a analizar en primer lugar con su superior inmediato cualquier pregunta, inquietud o queja que pudiera tener en relacíón con los siguientes temas:

cualquier asunto relacionado con informes financieros, contabilidad, controles internos;

cualquier circunstancia relacionada con un empleado de la Compañía, cliente, proveedor o en general, que constituya una contravención a este Código o cualquier circunstancia que pueda interpretarse como una contravención a este Código o cualquier Ley; y

cualquier asunto de recursos humanos, incluyendo, entre otros, preguntas sobres posibles acciones inadecuadas en tanto pudieran relacionarse con acoso sexual o acusaciones de discriminación.

Sanciones

Cualquiera de las siguientes sanciones por incumplimientos de este Código, será aplicada de acuerdo con la gravedad o reincidencia de la falta, no necesariamente en el orden que se detalla a continuación:

Amonestación verbal del superior inmediato, del Gerente de Recursos Humanos o del Director General, según corresponda.

Amonestación escrita de los mismos funcionarios indicados en el punto anterior.

Suspensión del trabajo sin goce de salario, decretada por quien corresponda, hasta por un máximo de 8 días.


Despido, sin responsabilidad patronal, cuando fuere procedente, de conformidad con las disposiciones de los artículos 69 inciso c); 70 inciso I); 71 inciso d) y h); 81 incisos a), b) c) e I), todos del Código de Trabajo, su doctrina y jurisprudencia.